Tekst: Torbjørn Vinje, daglig leder, Forum for offentlig service

– Saksframlegg er grunnlaget for politiske avgjerder i kommunane. Dei skal gi eit objektivt grunnlag for diskusjon og vedtak, ikkje skjule eller forenkle, sa Vidar Lynghammar frå NTB Arkitekst under Klarspråk 2025-konferansen.

I samarbeid med Menon Economics har han sidan vinteren arbeidd med å analysere språk, innhald og struktur i over 20 000 saksframlegg frå over 200 kommunar. Målet er å utvikle verktøy og malar som kan bidra til betre tekstar og sterkare lokaldemokrati.

Analysane viser at mange saksframlegg er for lange, utan at dei dermed er grundige.

– For dei folkevalde er det tidkrevjande å lese seg gjennom lange saksframlegg, og ofte mistar ein viktig informasjon på vegen, sa Lynghammar.

Endå meir alvorleg er det at dei fleste saksframlegga berre presenterer eitt forslag – utan drøfting av alternativ eller moglege ulemper.

– Det er eit demokratisk problem. Når berre eitt alternativ blir presentert, utan konsekvensvurderingar, får ikkje dei folkevalde det grunnlaget dei treng for å ta ei opplyst avgjerd.

Ein gjennomgåande tendens er at dei som skriv saksframlegg, ofte ikkje har fått opplæring i korleis det skal gjerast.

– Mange har aldri gått på kurs. Dei har berre fått beskjed om å skrive ei sak, utan rettleiing eller støtte, fortalde Lynghammar.

Dette fører til stor variasjon i både kvalitet og forståing av rolla som saksbehandlar. Nokre ser det som si oppgåve å påverke utfallet, medan andre prøver å leggje til rette for brei diskusjon.

Prosjektet har teke i bruk KI-modellar til å analysere både språk og innhald. Dei ser òg at fleire kommunar allereie brukar KI-verktøy i arbeidet sitt.

– Mange opplever at språkmodellar som CoPilot eller ChatGPT gir betre hjelp til klarspråk enn kollegaene deira. Dei brukar det til å korte ned tekstar, skrive sammendrag og til og med foreslå alternative løysingar, sa Lynghammar.

Det er store skilnader mellom kommunane. Nokre har gode malar og rutinar – andre nesten ingen. Mange saknar ein felles standard.

– I dag er alle sine eigne arkitekter. Det er lite samarbeid, lite deling. Det kunne vi ha gjort mykje med, understreka Lynghammar.

Prosjektet skal resultere i konkrete forslag og verktøy som kan brukast av kommunar over heile landet. Samtidig vil det opne for vidare innsikt i kva som gir god kvalitet i sakshandsaminga – og kva som må til for å sikre eit levande lokaldemokrati.

– Språket er ikkje det største problemet. Det er forståeleg nok. Problemet er det som manglar. Det som ikkje blir sagt – og som ingen veit at dei burde ha fått vite.

• Lydfil transkribert med NB-Whisper
• Råtekst bearbeidet med ChatGPT
• Endelig tekst utarbeidet av Torbjørn Vinje, daglig leder, Forum for offentlig service