Sanntids- og samtidstyranni!

Riksarkivar Inga Bolstad, Riksarkivet og direktør Aslak Sira Myhre, Nasjonalbiblioteket snakket engasjert om digitalisering og om samarbeidet mellom de to virksomhetene.

- Og når vi snakker om digitalisering, er det i alle fall ikke tvil om at sanntidstyrraniet har med digitalisering å gjøre, fortsatte Myhre. - Digitalisering i betydningen av at Internettet har gitt oss tilgang til hele verden. Til hvem som tvitrer hva til hvem i dette rommet akkurat nå, hva vi synes om dette foredraget, hva som skjer hjemme, hva som skjer med ungene på skolen, hva skjer i Afrika, hva skjer i Asia og først og fremst hva som skjer på Facebook. Vi vet til enhver tid hva som skjer på Facebook. Og samtids- og sanntidstyranniet gjør at vi er mer opptatt av hva som skjer på Facebook enn det som skjedde igår. For har du total tilgang til samtiden, total tilgang til øyeblikket har du ikke så mye tid til å forholde deg til fortida.

Vi lever i et paradoks, og det paradokset er sånn: På den ene siden har vi aldri hatt tilgang til så mye kunnskap som vi har nå. På den andre siden har antakelig hukommelsen aldri vært kortere enn det han er nå. Og i denne tiden er jeg enormt stolt over å lede en institusjon som har som oppgave å ta vare på vår nasjonale hukommelse. Og det er det Nasjonalbiblioteket gjør. Vi på Nasjonalbibilioteket tar vare på absolutt alt som produseres i den norske offentlighet, fra Magnus Lagabøte og fram til det som legges ut på Internett akkurat nå. Alle bøker, all musikk, all lyd, det som legges ut på blogger, alt som gis ut på reklame, alt det andre. Alt dette tar vi vare på. Vi gjør det tilgjengelig for folk, og vi skaper nasjonal tilgjengelighet for andre bibliotek. Vi er depotbibliotek for hele landet. Først og fremst tar vi vare på nasjonens hukommelse.

- Vi i Arkivverket tar også vare på verdifull informasjon i et evighetsperspektiv, fulgte riksarkivar Bolstad opp. - Informasjonen dokumenterer hvordan statlige virksomheter var organisert og hva de gjorde. Vi gjør dette for å sikre innbyggernes rettssikkerhet. Arkivverket oppbevarer 260 km med arkiv. Det eldste materialet vi har er fra 1100-tallet, f eks pavens ordre til prestene om ikke å delta i krig. På den andre siden er spekteret av digitalt materiale relativt nytt, f eks ligningsdata. I Danmak som vi ofte sammenligner oss med, regner deres Riksarkiv med at de tar imot 1 terrabyte om dagen. Dette er ikke data som etter hvert skal slettes. Dette er data som skal forvaltes i et tusenårsperspektiv. Så da forstår dere hvorfor Arkivverket sammen med Nasjonalbiblioteket med rette kan kalles nasjones kollektive hukommelse. Og det er ikke lagring av denne hukommelsen som er det krevende, det vanskelige er å sørge for at dataene er gjenfinnbare og tilgjengelig i et evighetsperspektiv. Dette perspektivet spenner over mange, mange generasjoner framover, og som riksarkivar er jeg også opptatt av å tilgjengeliggjøre dataene, og det kommer vi til å gjøre framover. Og tilgjengeliggjøring av arkiv krever stor bredde av kompetanse. Det gjelder både det analoge og digitale materialet vi har. Helt uavhengig av om det er skapt i et utdatert dataprogram fra 1984, eller skrevet i en historisk skrifttype som krever gotisk kunnskap må vi gjøre arkivene tilgjengelig for bruk. Og det er ikke nok å gjøre bare mer av det samme, vi må omstille virksomhetene vår, tenke nye brukergrupper og bruksområder, som selvbetjening for å åpne opp dataene våre.

- Inga sier at de må gå gjennom en stor endring og en kulturendring, fortatte Myhre. - Nasjonalbiblioteket har i stor grad gått gjennom denne endringen. Nasjonalbiblioteket er en gjennomdigitalisert institusjon allerede. Når Riksrevisjonen skulle revidere digitaliseringen så fikk vi rett og slett skryt. De gir egentlig ikke skryt, men det fikk vi. Grunnen til at vi fikk det er at vi er en institusjon som har jobbet digitalt i snart 15 år. Vi er lengst framme i verden i det vi jobber med. Vår digitale strategi er veldig kort og enkel. I framtiden vil folk forvente å finne kunnskap på nett. Hvis vår kunnskapsbase skal være relevant i framtiden må den være på nett. Og da må den digitaliseres, og da må alt digitaliseres, det handler om produksjon, volum og gjennomstrøm. Det sa vi for 12 år siden, og hvor er vi nå. I dag har vi digitalisert alle bøker som er gitt ut i Norge noensinne. Vi er i ferd med å digitalisere alle aviser som er gitt ut i Norge noensinne. Til sammen har vi 750 tusen bilder, og 17 petabyte (billard byte) med informasjon lagret. Vårt depotlager kjøres av roboter, det er helt digitalisert. Vi tenker digitalt i alle prosesser, fordi det gjør ting enklere for oss. Men – vi står foran en stor utfordring. Vi skal skape brukere, og vi har oppdaget at formidling til brukere er akkurat like vanskelig digitalt som analogt.

- Vår strategi er å scanne det som er mest brukt, og det utgjør 2 % av det vi har, fortsatte Bolstad. – Og det som er mest brukt er kirkebøker og folketellinger. Totalt har vi scanna 60 millioner sider. Framover skal vi fortsette denne innsatsen også på annet materiale som kart og tegninger. Men enda viktigere for Arkivverkets bidrag til digitalisering er at vi går i takt med og forstår den voldsomme omveltningen som skjer i forvaltningen. Data skapes i en hastighet og et volum uten historisk sidestykke. Variasjonen i formater og struktur endres mye raskere enn tidligere. Vi må tenke nytt om kravene og rådene vi gir dere, og virkemidlene vi benytter.

Vellykket omstilling starter med kultur. Kultur har stor makt. Vi kan lage strategier og gode IT-løsninger, sørge for et godt regelverk og utforme gode prosesser. Men vi klarer ikke å få til brukerorientering i praksis om vi ikke har en kultur som bærer endringen. Kultur kan vi ikke kjøpe, det må vi utvikle over tid. Den må eies av virksomheten, særlig medarbeiderne. Alle i virksomheten må forstå hvorfor vi må endre oss, og for å få dette til gjør vi i Arkivverket flere ting i parallell. Vi driver aktiv lederutvikling, vi rekrutterer ny kompetanse, vi bruker budsjettene våre som aktive virkemidler, vi profesjonaliserer linjestyringen vår, vi spiller departementet gode og vi gjøre mye mer. Summen av dette er vår digitale transformasjon. Og som leder er det mitt ansvar at alle medarbeiderne ser den røde tråden fra St.prop. 1 helt ned til daglig oppgaveløsning. Paul Chaffey sier at digitalisering er omstilling. Det er jeg helt enig i, og jeg mener at omstilling begynner med kulturen.

- Og det som Inga snakker om i kultur synes jeg er ganske interessant, fortsatte Myhre. – Der som vi digitaliserer er ikke i Oslo, i Nasjonalbiblioteket på Solli plass, det er i Mo i Rana, på Nasjonalbiblioteket der. Og der bygde vi et bibliotek på en industrikultur. Og jeg tror at grunnen til at vi har klart å digitalisere så mye som vi har gjort er at det kom ingeniører og produksjonsarbeidere, folk som har vokst opp i industrien, og tok med den kulturen inn. Og da skapte vi samlebånd, samlebånd som digitaliserer, samlebånd som får det inn i fjellet, ansatte som setter opp ukentlige produksjonsmål og faktisk har konkurranser om hvem som får scannet mest sider eller får gjort mest, og ikke synes det er negativt fordi det er en del av kulturen der de kom fra. Den kulturen vil vi nå dele. Vi har ikke bygd opp dette for vår egen del, men vi ser at vi kan ikke drive med dette i en silo for oss selv. Vi åpner oss for resten av kultursektoren for å dele vår kompetanse, vår kultur og våre prodkusjonsfasiliteter. Nå er det vedtatt at det skal bygges felles lokaler i fjellet i Mo i Rana både for Nasjonalbiblioteket og for Riksarkivet, hvor vi kan bruke felles logistikk og lagre felles, og spare staten for millioner av kroner.

Avslutningsvis snakket Myhre igjen om hvorfor de driver med digitalisering, sett i forhold til samfunnsoppdraget. - Grunnen til at vi digitaliserer alt materialet vårt er at det gir folk i Norge demokratisk tilgang til kunnskap, til kultur, til dannelse, til sin egen identitet, til kulturarven. Vi er en kultur- og folkeopplyser, og vi blir bedre folkeopplysere av å digitalisere.